Dateien sichern + archivieren

Zu viele Dateien und zu wenig Übersicht oder Speicherplatz?

Wie löscht man Dateien ohne sie für immer zu verlieren?

Wie wäre es mit einem zweiten Google Konto als Archiv? Der digitale Assistent kopiert Dateien aus einem geteilten Ordner und löscht anschließend das Original. Im Archiv bleibt die Struktur der Ordner erhalten und es wird zusätzlich nach Jahr und Monat gruppiert. Es gibt automatische Backups für wichtige Dateien, wenn die sich geändert haben.

❶ Archiv

❷ Ihr Konto

  • anmelden + E-Mail schreiben + abschicken

An :

  • Ihre eigene E-Mail-Adresse (ArbeitsKonto)

Betreff :

  • Zuerst Punkt Neun
  • dann die Adresse vom Archiv-Konto - das muss vorher eingerichtet sein!!!

.9 Beispiel@gmail.com

Auf die Bestätigung per E-Mail warten!

1 regelmäßige Sicherung

2 archivieren

3 im Archiv

4 manuell in den Papierkorb

Archivierung und Sicherung werden protokolliert.

Die Ordner 1 bis 4 werden zum Bearbeiten für das Archiv-Konto frei gegeben

Auch alle Unterordner in "Meine Ablage" damit Dateien mit vollständigem Pfad kopiert oder gesichert werden können.

Jetzt von Ihrem Konto abmelden

❸ Archiv-Konto

〉〉〉 Anmelden mit Google

  • Den digitalen Assistenten aktivieren

❹ Archivieren oder sichern

In Ihrem Konto anmelden

  1. Dateien/Ordner selektieren
  2. Shift+Z
  3. Je nach Aufgabe den Ordner 1 oder 2 auswählen.

Ordner 3 ist für das Archiv und 4 für den Fall das die Datei manuell gelöscht werden muss, weil sie einem anderen gehört. Leere Ordner werden zum Teil automatisch gelöscht, wenn sie dem Konto gehören.

Nicht genügend Speicherplatz im Archiv-Konto wird per E-Mail an das Arbeitskonto gemeldet.

Wann ist das Verfahren ungeeignet?

Wenn das Archiv-Konto auch ein Arbeitskonto sein soll

Jedes Archiv-Konto bekommt eine kostenlose FILING-Lizenz. Die Rechenzeit ist begrenzt. Deshalb darf das Konto nur sichern und archivieren.

Bei Dateien die Apps Script nicht bearbeiten kann

Wie bei den neuen Google Sites. Dafür gibt es einen Ordner: 5 unerwarter Fehler

Wenn es sich um elektronische Belege handelt

Denn der Überarbeitunsverlauf, Versionen, Freigaben und Zeitstempel gehen verloren. Um gesetzliche Auflagen zu erfüllen, verwenden Sie ggf Google Vault.

Wenn die Verlinkung zu den Dateien nicht unterbrochen werden darf

Denn Kopien haben andere Adressen und die Links auf Dateien werden nicht ersetzt.

Extras

  • Freigaben bereinigen, das heißt das Recht zum Lesen und Bearbeiten von Dateien und Ordnern für bestimmte Konten und Ordner wieder aufheben.

Falls Sie unbegrenzten online Speicherplatz haben und eine Funktion suchen, bei der auch die Verknüpfungen erhalten bleiben, dann schreiben Sie bitte an support@123digi.win

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