Kontakte synchronisieren, mit Partnern einzeln teilen und per E-Mail erfassen

Der digitale Assistent überträgt die Kontakte aus dem Adressbuch in eine Kontaktliste. Er wertet auch gekennzeichnete E-Mails aus und trägt neue Kontakte automatisch in der Liste und im Adressbuch, bzw. Google Kontaktmanager ein. Täglich ein Mal werden Adressbuch und Liste automatisch synchronisiert.

Mit Hilfe der Liste Aufgaben planen und an Partner delegieren

Kontaktdaten werden aus der Liste heraus an die eigene Adresse oder die eines Partners gesendet. Der Versand lässt sich als Aufgabe zeitlich planen und funktioniert dann als Erinnerung. Wenn der DIGI in einem Konto aktiviert ist, genügt bei Rückruf ein Klick auf den Namen des Anrufers um zu sehen, wer den Kontakt hergestellt hat.

Jeder Kontakt kann einzeln geteilt werden. Es ist die einzige Lösung, die individuell einzelne Kontakte automatisch synchronisiert und alle Daten nur in Ihrem Konto verarbeitet. Der DIGI kommt als Service zu den Daten, das ist sicherer.

Wer Kontaktdaten im Kontaktmanager oder Adressbuch ändert, muss jeden Kontakt einzeln bearbeiten. Schneller geht es über die Liste, weil die wesentlichen Felder als Spalten anzeigt und direkt geändert werden können. Deshalb kann die Synchronisation auch über eine Menüfunktion gestartet werden.

Per E-Mail Kontaktdaten erfassen und ändern

Keine Sorge, parallele Änderungen werden nicht automatisch übernommen. Wurde ein Kontakt sowohl in der Liste als auch im Adressbuch geändert, oder von zwei Partnern nahezu gleichzeitig, dann wird darauf per E-Mail hingewiesen. Außerdem werden wesentliche Änderungen auch in der Liste als Notiz zu einer Zelle protokolliert.

Antworten mit Gesprächsnotizen und geänderten Daten automatisch erfassen

Es gibt eine Einstellung um die Notizen in die Kontaktliste zu übertragen. Weitere Notizen werden per E-Mail in Dokumenten erfasst, die geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können, siehe MEMO.

Werden Kontaktdaten per E-Mail delegiert, d.h. aus der Liste heraus an die eigene oder eine andere Adresse gesendet, dann erfasst der DIGI Änderungen und Notizen aus der Antwort auf eine solche E-Mail. Das gilt auch für Aufgaben, die an einen anderen im Team delegiert und neu eingeplant werden können.

Kontaktliste

siehe auch FAQ

Es gibt vier Blätter, drei zum sortieren der Kontakte + eines für eine Liste der Partner = Herz Blatt

✏ STIFT z.B. für neue oder unbearbeitete Kontakte

✔HAKEN z.B. für Kontakte die bearbeitet sind

✖ KREUZ z.B. bei Ablehnung oder wenn es für die Aufgabe nicht relevant ist

❤ HERZ für Einstellungen in einer Liste der Partner mit denen Sie Kontakte geteilt haben

Menü der Tabelle

  1. → Spalten
  2. → Zeile
  3. Partner
  4. App

1. ↓ Spalte

Ein- oder ausblenden :

  1. Notizen
  2. Aufgaben : Was? Wann? Wer? Um Aufgaben zu delegieren und automatisch Erinnerungen per E-Mail zu verschicken
  3. Arbeit : berufliche Kontaktdaten
  4. Privat : private Kontaktdaten
  5. Segment : für die Gruppierung von Kontakten

Doppelklick auf eine Zelle in der Spalte "Wann?" öffnet einen kleinen Kalender.

In der Spalte "Wer?" wird jeder Partner im ❤ Blatt angezeigt der "hilft".

Notizen die länger als 4 Zeilen a 50 Zeichen sind können automatisch in ein Dokument eingetragen werden und statt dem Text steht dann der Link auf das Dokument.

In der Spalte ? kann mit Zahlen 1..10 gruppiert und mit den Symbolen ✖ ✔ ✏ wird definiert in welches Blatt die Zeile verschoben werden soll.

2. → Zeile

Senden Sie Kontakte per E-Mail an Partner. Die Empfänger werden in Ihrem Herz Blatt eingetragen. Wenn der Empfänger auch den DIGI verwendet, kann er die Daten automatisch importieren. Wen die Nummer mit dem Ländercode beginnt, dann können sie diese in der E-Mail antippen und direkt anrufen.

  1. Ländercode ändern in ... : entsprechend dem Land des Benutzers
  2. an meine Adresse : das heißt Ihre Google Mail Adresse
  3. an eine andere Adresse : möglichst nur eine Google Mail Adresse und auch keine alternative Google Adresse.
  4. Alle Zeilen wie in Spalte "?" definiert : alle markierten Zeilen auf ein Mal aussortieren
  5. Aktuelle Zeile in
  6. oder in
  7. oder in
  8. Allein

Jede Zeile kann in ein anderes Blatt verschoben werden. Zeilen lassen sich in der Spalte "?" markieren. Alle Zeilen mit einer Markierung können en Block in das entsprechende Blatt verschoben werden.

Zusammengeführte Kontakte führen zu redundanten Zeilen in der Kontaktliste, die mit ◻ markiert werden, denn welche Notizen und Kontaktdaten relevant sind, das können nur Sie selbst entscheiden. Alle mit ◻ QUADRAT markierten Zeilen können in das ✖-Blatt verschoben werden.

Im Smartphone bzw. im Kontaktmanager gelöschte Kontakte werden auch mit ◻ markiert.

3. Partner ❤

Tragen Sie im Herz Blatt ein, wer hilft, für wen geteilte Kontaktdaten synchron bleiben sollen und wer Ihre Liste bearbeiten kann. Listen kann man auch wechselseitig zum Bearbeiten frei geben. Wenn Sie dem Team einer Liste beitreten und auch eine Liste haben, wird in Ihrem Herz Blatt ein Link auf diese Kontaktliste eingetragen. Eingetragen werden Name, E-Mail, Anzahl der Aufgaben und Einstellungen für Partner, mit denen Kontakte geteilt wurden.

  1. Hilft bei Aufgaben : sein Name wird in der Aufgaben Spalte "Wer" aufgelistet
  2. Kontakte synchronisieren : gesendete Kontakte werden synchronisiert (vorbereitet!)
  3. Kann diese Liste bearbeiten : wie der blaue Schalter "Freigeben" >"Darf bearbeiten"
  4. Ich möchte beitreten >> trägt den Link auf diese Liste im ❤ Blatt Ihrer Liste ein

4. App

  1. Jetzt synchronisieren >> Änderungen aus dem Google Kontaktmanager des Besitzers in die Liste übernehmen, auch neue Kontakte
  2. Notiz bearbeiten >> Änderungen werden als Notiz protokolliert, kleines schwarzes Dreick, rechte obere Ecke einer Zelle
  3. Hilfe : öffnet die FAQ
  4. Update : Bei Updates erfolgt eine Benachrichtigung in der Tabelle
  5. Neustart : Wenn nichts mehr passiert und z.B. die linke obere Ecke von einem Blatt immer rot oder orange ist, vielleicht weil Rückgängig machen verwendet wurde während der DIGI in der Liste gearbeitet hat, dann ist die Synchronisation blockiert
  6. Lizenz-Check : Sollte jeder Benutzer der Liste ein Mal aufrufen

Es folgt ein Beispiel, wie neue Kontakte per E-Mail erfasst werden. Senden Sie sich einen Kontakt in Ihre Liste. Die E-Mail wird genauso aussehen wie nachfolgend beschrieben. Dadurch lässt es sich schneller lernen.

An :

  • Ihre eigene E-Mail-Adresse

Betreff :

  • Zuerst Punkt Acht - wie Achtsamkeit
  • dann der Name vom Kontakt

.8 Max Muster

E-Mail Text :

  • Kontaktfeld startet mit Markierung &, +, - und +! oder -!
  • pro Zeile ein Kontaktfeld, eine Postadresse wird mit Komma geschrieben, jede E-Mail Adresse enthält das @ Zeichen und jede Internetadresse beginnt mit http
  • Text der nach Kontaktfeldern steht und nicht markiert ist zählt als Notiz
  • nur unformatierter Text!!!
  • keine Buchstaben in Telefonnummern verwenden
  • keine Anlagen

& Digi Win

-!07252 966...

-Dr. Alfred ..., 75015 Bretten

+0174 1973...

Entwickelt digitalen Assistenten auf Basis von G Suite, einen Service der zu den Daten kommt, das ist sicherer, auch für kostenlose Google Konten. Er basiert auf dem Sicherheitsmodell von Google Apps Script.

Die Bestätigung erfolgt per E-Mail.

Markierungen &, +, - und +! oder -!

& Wer hat den Kontakt hergestellt? Name

+ Private Telefonnummer, Adresse, Webseite oder E-Mail

- Telefon, Adresse, Webseite, E-Mail beruflich bzw. an der Arbeit

! Festnetzt, denn ohne diesen Zusatz ist es eine Handynummer

.1Tag

.Max

..Neue Aufgabenbeschreibung

Um eine Erinnerung zu verschieben oder an andere Teammitglieder zu delegieren braucht man nur auf die E-Mail mit den Kontaktdaten wie bei TIMER zu antworten, 1 Punkt eingeben und Zeit oder Name:

  • 1J bedeutet ein Jahr ab jetzt und 3M in drei Monaten
  • 1 Stunde, 2 Stunden, 1 Tag, 2 Tage, 1 Woche, 2 Wochen, 1 Monat, 2 Monate, 1 Jahr, 2 Jahre.

Damit ein anderer im Team (Herz-Blatt) erinnert wird einfach den Namen hinter den Punkt schreiben. Der Vorname genügt. Wichtig ist nur, über den Vornamen muss der Partner eindeutig identifiziert werden können

Ebenso lässt sich die Aufgabe ändern, einfach 2 Punkte eingeben und die Aufgabe beschreiben. Pro Eintrag eine Zeile.

Die Genauigkeit der Erinnerung liegt im Stundenbereich, das heißt, wenn ein Telefonat genau um 16:00 geführt werden muss, dann sollte es besser in den Kalender eingetragen werden.

Es darf natürlich auch kein formatierter Text geschickt werden. Formatierungen können nur zum Teil richtig interpretiert werden. Wenn man Kontaktdaten kopiert hat, ist es deshalb ratsam, die Formatierungen vorher aus der E-Mail zu löschen. Dazu einfach in Gmail den Text markieren, neben dem blauen Schalter "Senden" auf das Symbol A klicken und danach auf Tx

CONTACT FILING GOALMEMO TIMER

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